ADMINISTRADOR
DE PROYECTOS
En
la selección y en la definición de un modelo de proyecto se
requiere de una comprensión del trabajo y las clases de actividades
que se necesitan para alcanzar los objetivos del proyecto. El
administrador del proyecto debe visualizar el ambiente total y
seleccionar una filosofía organizacional.
La
administración de proyectos viene a serla manera de como los
administradores empleansus conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas para la realización de un proyecto, en donde van a toman
en cuenta el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y
tecnología, y así poder llegar al objetivo del proyecto.
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Se
emplea la administración de proyectos en las organizaciones, donde
pueda llegar a una solución de algún tipo de problema que se pueda
estar presentando en la organización, para ello se va ver su
importancia, sus funciones y así poder llegar al objetivo del
proyecto.
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Para
poder llegar al objetivo del proyecto, tenemos que emplear una
planeación, organización, dirección, control, y así poder
satisfacer los requerimientos del proyecto.
Por
pequeño que sea el proyecto, se requieren habilidades de
administración del mismo para sortear las diferentes situaciones que
se presenten, y además garantizar el cumplimiento de los objetivos
dentro de los tiempos estipulados.
El
administrador de proyectos que es un individuo que integra los
esfuerzos dirigidos para la ejecución exitosa del proyecto a
administrar.
Además nos explica las funciones importantes que realiza son independientes a la organización y que además de administrar, dirige, evalúa, planea, propone, implementa, calendariza, reporta, resuelve problemas que obstruyen el objetivo, desarrolla y mantiene los planes con la finalidad del proyecto.
Nos explica que por pequeño que sea el proyecto, se requieren habilidades de administración y que garantice el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos calendarizados.
Nos da a conocer las 12 habilidades necesarias en el manejo de proyectos:
Definición del proyecto: La definición de su alcance es herramienta vital para que el Gerente del Proyecto o los comités respectivos puedan tomar decisiones en las etapas administrativas.
Además nos explica las funciones importantes que realiza son independientes a la organización y que además de administrar, dirige, evalúa, planea, propone, implementa, calendariza, reporta, resuelve problemas que obstruyen el objetivo, desarrolla y mantiene los planes con la finalidad del proyecto.
Nos explica que por pequeño que sea el proyecto, se requieren habilidades de administración y que garantice el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos calendarizados.
Nos da a conocer las 12 habilidades necesarias en el manejo de proyectos:
Definición del proyecto: La definición de su alcance es herramienta vital para que el Gerente del Proyecto o los comités respectivos puedan tomar decisiones en las etapas administrativas.
Planeación
del Trabajo: Se asegura que se tiene un entendimiento claro con
el patrocinador del mismo sobre qué se debe alcanzar en el proyecto.
En
la etapa de planeación: Se determina cómo se va realizar el
trabajo. Esto implica entonces elaborar un plan para el trabajo. Se
utilizan diferentes alcances, acordes al tamaño del proyecto.
También
es la disciplina de gestionar proyectos
exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida
de cualquier proyecto.
A
lo largo de esta sección se abordaran temas relacionados con la
administración de proyectos, sus etapas, y otras consideraciones
para comprender a grandes rasgos el objetivo de esta disciplina, es
la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de
actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un
objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar,
mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa.
DISTINCIÓN ENTRE UNA METODOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y UNA METODOLOGÍA DE DESARROLLO DE SOFTWARE
Es
importante establecer una distinción entre una metodología de
Administración de proyectos y una metodología de desarrollo de
software. La importancia de distinguir entre ambos conceptos radica
en que una organización debe contar con una metodología de
administración de proyectos consistente a cualquiera que sea la
naturaleza del proyecto que se desarrolla. Las diferencias entre
ambos conceptos se enlistan en la Tabla.
METODOLOGÍA
DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
|
METODOLOGÍA
DE DESARROLLO DE APLICACIONES
|
Dice
que los proyectos deben ser divididos en fases y antes de iniciar
con cada una de ellas debe existir un plan
|
Establece
cuáles son las fases y qué actividades involucra
|
Define
roles y responsabilidades
|
Define
cuáles son los roles y responsabilidades que corresponden a cada
fase
|
Dice
que un pre supuesto debe ser definido y administrado.
|
Define
qué medidas deben emplearse para contabilizar el desarrollo en
la organización.
|
Aproximaciones al software de administración de proyectos
Escritorio: El software de administración de proyectos se puede poner en ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Esto da, tradicionalmente, el más sensible y gráfico estilo de interfaz.
Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central. Los primeros, pueden funcionar en un ambiente heterogéneo de sistemas operativos múltiples, aunque es inusual. Muchos de estos programas funcionan solamente en un sistema operativo, típicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.
Basado en el Web: El software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de un Intranet o de un Extranet usando un web browser.
Esto tiene
varias ventajas y desventajas de aplicaciones web:
- Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalación de software.
- Facilidad del control de acceso.
- Naturalmente multiusuario.
- Solamente una instalación/versión de software para mantener.
- Originalmente es más lento para responder que las aplicaciones de escritorio.
- Capacidad gráfica más limitada que las aplicaciones de escritorio.
Personal: Una aplicación personal de la administración de proyectos es la usada en los hogares para manejar una forma de vida o proyectos caseros. Existe un traslapo considerable con los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administración de proyectos implica interfaces más simples.
Solo un usuario: Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitará corregir el plan del proyecto inmediatamente. Esto se puede utilizar en compañías pequeñas, o en aquellas donde solamente algunas personas están implicadas en el planeamiento desde arriba hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categoría.
De colaboración: Un sistema de colaboración se diseña para apoyar a usuarios múltiples que modifican diversas secciones del plan inmediatamente, por ejemplo, poniendo al día las áreas de las cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas estimaciones quedan integradas dentro del plan general. Las herramientas basadas en la web, incluyendo extranets, caen generalmente en esta categoría, pero tienen la limitación de que pueden ser utilizadas solamente cuando el usuario tiene acceso activo de Internet.
Para
dirigir esta limitación, las herramientas existentes en el software
cliente-servidor-based proporcionan un “Rich Client” que funciona
en la computadora de escritorio de los usuarios y duplica la
información del proyecto y de la tarea a otros miembros del equipo
de proyecto a través de un servidor central cuando los usuarios se
conectan periódicamente con la red.
Multi-Usuarios o corporativos: Existen también, software o herramientas informáticas que centralizan la información sobre los proyectos que realiza la empresa, es en definitiva una Oficina de Administración y Control de Proyectos (PMO) pero virtual, en ella que los ejecutivos que deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los proyectos, les permite de manera constante conocer la situación real de cada proyecto, controlando los avances, la documentación pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, proactiva y sin mayores costos para la organización ya que existe modelos.
Integrado: Un sistema integrado combina la administración de proyectos o el planeamiento del proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compañía. Por ejemplo, los proyectos de PHProjekt tienen seguimiento de errores asignando resultados a cada proyecto, la lista de los clientes del proyecto se convierte en un módulo de la administración de la relación del cliente, y cada persona en el plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la mensajería asociados a sus proyectos.
Semejantemente,
las herramientas especializadas como SourceForge integran software de
la gerencia de proyecto con software del control de la fuente (CVS) y
software de seguimiento de errores, para poder integrar cada parte de
información en el mismo sistema.
Herramientas no especializadas: Mientras que el software especializado puede ser común, y promovido rigurosamente por cada vendedor, hay una gama extensa de otras herramientas del software (y no-software) usadas para planear y para programar proyectos.
Críticas al software de la administración de proyectos: Un cierto software no se puede derivar de un método sano de administración de proyectos. Por ejemplo, exhibiendo la opinión de gráficas de Gantt por defecto anima a los usuarios a que se centren en la tarea de programar demasiado temprano, en lugar de identificar objetivos y distribuciones.
Lo
anterior se resuelve con las nuevas tecnologías y herramientas de
control gestión y seguimiento de proyectos los que permiten la toma
de decisiones proactivas logrando hacer los ajustes necesarios
minimizando los costos y sobretiempos.
La
estandarización, la transferencia tecnológica a través del la
consideración de las mejores practicas ingresadas a la herramienta,
logran mejores resultados corporativos.
Algunas
personas pueden alcanzar resultados mejores usando una técnica más
simple, (Ej. pluma y papel), pero no consideran ... y se complican
con los grandes números.
Similar
a PowerPoint,
el software de administración de proyectos puede proteger al
administrador del contacto interpersonal importante.
Los
nuevos tipos de software están desafiando la definición tradicional
de administración de proyectos. Con frecuencia, los usuarios del
software de administración de proyectos no están manejando
realmente un proyecto discreto. Por ejemplo, el manejo de la
comercialización en curso para un producto ya lanzado no es un
"proyecto" en el sentido tradicional del término; no
implica la gerencia de los recursos discretos que trabajan en algo
con un inicio/fin discreto.
Los
usos de Groupware ahora agregan "las características de la
gerencia de proyecto" que apoyan directamente este tipo de
gerencia de un proyecto orientado al trabajo de piso. Los encargados
de proyecto clásicamente entrenados pueden discutir si ésta es
"administración de proyecto sana." Sin embargo, los
usuarios finales de tales herramientas las referirán como tales, y
la definición de facto de la gerencia de proyecto del término puede
cambiar.
Cuando
hay muchos proyectos grandes, el software de la gerencia de proyecto
puede ser muy útil. Sin embargo, probablemente usted no debe
utilizar software de la gerencia si lleva un solo proyecto pequeño,
pues el software de la gerencia tomará demasiado tiempo.
Contabilidad del proyecto: La contabilidad del proyecto es la práctica de crear los informes financieros diseñados específicamente para seguir el progreso financiero de los proyectos, que se pueden entonces utilizar por los encargados para ayudar a la gerencia de proyecto.
La
contabilidad estándar está dirigida sobre todo a supervisar el
progreso financiero de los elementos de la organización
(departamentos geográficos o funcionales, divisiones y la empresa
como conjunto) sobre periodos de tiempo definidos (típicamente
semanas, meses, cuatrimestres y años).
Los
proyectos diferencian en que son frecuentemente cruzados los límites
de la organización, pueden durar para cualquier cosa a partir de
algunos días o semanas a un número de años, durante los cuales los
presupuestos del tiempo se pueden también revisar varias veces.
Pueden ser también uno de muchos proyectos que levanten un proyecto
o un programa total más grande.
Por
lo tanto, en un ambiente de administración de proyectos los costes y
los réditos también se asignan a los proyectos, que se pueden
subdividir en una estructura de la interrupción del trabajo, y se
agrupan juntos en jerarquías del proyecto. La contabilidad del
proyecto permite divulgar en cualquier nivel que ha sido definido
que, y permite a menudo la comparación como presupuestos actuales
así como históricos.
El
Porcentaje de ejecución es determinada con frecuencia
independientemente por un encargado de proyecto. Se calculan los
avances y las variaciones del coste de financiamiento del real con el
presupuestado usando el presupuesto de proyecto ajustado al
porcentaje de ejecución. Donde los costos de trabajo son una porción
significativa de los costes totales del proyecto, es generalmente
necesario que los empleados completen un hoja
de control de entradas y salidas para generar los datos para la
asignación de costes del proyecto.
Los
procesos del presupuesto en capitales de corporaciones y de gobiernos
se refieren principalmente a los proyectos de inversión importantes
que tienen típicamente costes iniciales y beneficios a largo plazo.
Las decisiones de inversión ir o no ir se basan en gran parte en
gravámenes del valor actual neto. La contabilidad del proyecto de
costos y beneficios puede proporcionar la regeneración crucial
importante en la calidad de estas decisiones importantes.
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BIBLIOGRAFÍA
Hola Melisa!
ResponderEliminarGracias por la compilación de referencias. te dejo esta técnica para la lista.
https://goo.gl/S92oj0 es un método minimalista para administrar proyectos.
Saludos